Information System (IS) & Information Technology

Information System (IS):

According to Gupta, “Information System (IS)-A system that creates, processed, stores, and retrieves information.”

ইনফেরমেশন সিস্টেম উপাত্ত এবং নির্দেশনা সংগ্রহ করে নির্দেশনা অনুযায়ী সেই উপাত্তগুলো প্রক্রিয়াজাত করে এবং সেই প্রক্রিয়াজাতকরণের আউটপুট হিসেবে ফলাফল প্রকাশ করে। ইনফরমেশন সিস্টেম একটি সংগঠন বা এর পারিপার্শ্বিক পরিবেশ থেকে গুরুত্বপূর্ণ মানুষ, স্থান এবং বিভিন্ন ব্যাপারে তথ্য বহন করে।

According to Laudon and Laudon, “An information system can be defined technically as a set of interrelated components that collect (or retrieve), process, store, and disseminate information to support decision making, coordination, control, analysis and visualization in an organization.”

According to James A O’Brien, “An information system is an organized combination of people, hardware, software, communication networks and data resources that collects, transforms and disseminates information in an organization.”

3.3 Information Technology:

তথ্য প্রযুক্তি সেই সকল সম্পদকে বুঝায় যেগুলো সংগঠন তার লক্ষ্য অর্জনের জন্য তথ্য ব্যবস্থাপনার কাজে ব্যবহার করে।

তথ্য প্রযুক্তি হলো সেই সকল টুলস এবং কৌশল যা ইনফরমেশন সিস্টেমকে ডিজাইন এবং উন্নয়নের জন্য ব্যবহৃত হয়। তথ্য প্রযুক্তি যে সেকল উপাদান দ্বারা গঠিত সেগুলো হলো –

_        কম্পিউটার হার্ডওয়ার

_        সফটওয়্যার

_        ডাটাবেস এবং

_        টেলিকমুনিকেশন

Difference between information system and information technology:

একটি ইনফরমেশন সিস্টেম হলো একটি টুল বা ব্যবস্থাপককে সিদ্ধান্ত গ্রহণে সাহায্য করার জন্য তথ্য তৈরি করে প্রক্রিয়াজাত করে, সংরক্ষণ করে এবং প্রকাশ করে।

তথ্য প্রযুক্তি হলো সেই সকল প্রযুক্তি যার মাধ্যমে ইনফরমেশন সেস্টেমকে ডিজাইন ও উন্নত করার কাজে ব্যবহার করা হয়।

Activities of an information system:

ইনফরমেশন সিস্টেম যে সকল তথ্য তৈরী করে তা সংগঠনের সিদ্ধান্ত গ্রহণ, নিয়ন্ত্রণ, সমস্যা বিশ্লেষণ এবং নতুন পণ্য ও সেবা তৈরির জন্য প্রয়োজন হয়। এর কাজগুলো হলো –

a) Input

b) Processing

c) Output

d) Storage and

e) Control

 

a) Input:

সাধারণভাবে ইনপুট সেই সকল উপাদানকে নির্দেশ করে যেগুলো প্রকিয়াজাত করণের জন্য ব্যবহার করা হয়, যেমন- কাঁচামাল। ইনফরমেশন সিস্টেমে সংগঠন বা সংগঠনের বাহিরের পরিবেশ থেকে কাঁচামাল হিসেবে উপাত্ত সংগ্রহ করে। ব্যবসায়ের লেনদেন এবং অন্যান্য ঘটনায় উপাত্তকে প্রক্রিয়াজাত করণের জন্য এগুলোকে রেকডিং, এডিটিং ইত্যাদির মাধ্যমে প্রস্তুত করতে হবে। ব্যবহারকারীরা (End users) লেনদেনের উপাত্তগুলো কাগজ বা এই জাতীয় কিছুতে সংরক্ষণ করে কিংবা সরাসরি কম্পিউটারে রেকর্ড করে। উপাত্তগুলো প্রক্রিয়া করার পূর্ব পর্যন্ত ম্যাগনেটিক ডিস্ক বা টেপে স্থানান্তর করা যায়।

 

উদাহরণ হিসেবে বলা যায় বিক্রয় বা লেনদেনের উপাত্তগুলো কাগজে লিখে সংরক্ষণ করা যায়। বিকল্প হিসেবে যেগুলো বিক্রেতা বিক্রির উপাত্তগুলো কম্পিউটারের কী-বোর্ড বা স্ক্যানিং এর মাধ্যমে সেগুলো সংরক্ষণ করতে পারে।

 

b) Processing of data into information:

প্রক্রিয়াকরণ বলতে রূপান্তর প্রক্রিয়াকে বুঝায় যা ইনপুটকে আউটপুটে পরিবর্তন করে যেমন- উৎপাদন প্রক্রিয়া। আর এই পরিবর্তনের ফলে সেগুলো আরো অর্থপূর্ণ হয়ে উঠে।

 

উপাত্তগুলো হিসাব, তুলনা, সংক্ষিপ্ত, শ্রেণীবিন্যাস ইত্যাদির মাধ্যমে বিন্যস্ত করে সাজানো হয়। সংগঠন, বিশ্লেষণ এবং প্রক্রিয়াজাত করণ করে ব্যবহারকারীর (End users) জন্য তথ্যে পরিবর্তন করা হয়। ইনফরমেশন সিস্টেমে যে সকল উপাত্ত সংরক্ষণ করা হবে সেগুলোকে  অবশ্যই ধারাবাহিক সংশোধনী এবং আপডেট করতে হবে।

 

উদাহরণ স্বরূপ, ক্রয় সংক্রান্ত প্রাপ্ত উপাত্তগুলোকে নিম্নের কাজগুলো করা যেতে পারে –

১) চলমান বিক্রয়ের মোট ফলাফল

২) বিক্রয় ছাড় প্রদানের জন্য তুলনা

৩) পণ্যের সংখ্যা অনুযায়ী সংখ্যাসূচক ক্রম বিন্যাস

৪) পণ্যের ধরণ অনুযায়ী শ্রেণীবিন্যাস, যেমন- খাদ্য এবং অখাদ্য জাতীয় পণ্য

৫) বিভিন্ন আইটেম সম্পর্কে তথ্য, বিক্রয় ব্যবস্থাপককে প্রদানের জন্য সংক্ষেপ করা

৬) বিক্রয় রেকর্ড আপডেট করার জন্য

 

c) Output of information products:

রূপান্তর প্রক্রিয়ার মাধ্যমে যে সকল উপাদনকে তাদের লক্ষ্য অনুযায়ী পরিবর্তন করে তৈরি করা হয় সেগুলোই হলো আউপুট। যেমন- উৎপাদিত পণ্য। ইনফরমেশন সিস্টেমে আউটপুট হিসেবে তথ্যগুলোকে মানুষ বা যেখানে ব্যবহার করা হবে সেখানে স্থানান্তর করা হয়। বিভিন্ন মাধ্যম দিয়ে এই তথ্য গুলোকে ব্যবহারকারীর নিকট পৌঁছে দেয়া হয় এবং তাদের জন্য সহজলভ্য করে তোলা হয়। ইনফরমেশন সিস্টেমের লক্ষ্য হলো ব্যবহারকারীর জন্য তথ্যগুলোকে সঠিক এবং উপযুক্ত ভাবে তৈরী করা।

 

সাধালণ তথ্য মাধ্যম বা তথ পণ্যগুলো হলো- ভিডিও প্রদর্শন, কাগজ, অডিও মেসেজ, ফর্মস, রিপোর্ট, লিস্ট, নকশা ইত্যাদি।

 

d) Storage of data resources:

ইনফরমেশনে সিস্টেমের একটি মৌলিক উপাদান হলো সংরক্ষণ বা মজুদ। মজুদ ইনফরমেশন সিস্টেমের এমন একটি কাজ যার মাধ্যমে তথ্য গুলোকে সংগঠিত আকারে সংরক্ষণ করা হয় যাতে করে সেগুলো পরবর্তীতে ব্যবহার করা যায়।

 

উদাহরণ হসেবে বলা যায় শুধুমাত্র লিখিত টেক্সটগুলো কাজ, বাক্য, প্যারাগ্রাফ, ডকুমেন্ট ইত্যাদি আকারে সংগঠিতভাবে সংরক্ষণ করা হয় সেগুলো সাধারণভাবে বিভিন্ন তথ্যের উপাদান এবং ডাটাবেস এর মাধ্যমে সংগঠিত করে রাখা হয়। আর এই সংরক্ষিত তথ্যগুলো পরবর্তীতে সিস্টেম ব্যবহারকারীর প্রয়োজন হলে খুব সহজেই সেগুলো ব্যবহার করতে পারে।

 

e) Control of system performance:

একটি ইনফরমেশন সিস্টেমের কাজ হলো সিস্টেমের গুণগত মান নিয়ন্ত্রণ করা। একটি ইনফরমেশন সিস্টেম এর ইনপুট, প্রক্রিয়াজাতকরণ, আউটপুট এবং সংরক্ষণ কার্যাবলীর ফিডব্যাক তৈরি করবে। প্রতিটির গুণগত মান কতটুকু পূরণ করা হয়েছে তা ফিডব্যাকের মাধ্যমে মনিটর এবং মূল্যায়ন করবে। উপযুক্ত তথ্য যাতে তৈরি হয় সে জন্য উপযুক্ত সিস্টেম কালক্রমে সমন্বয় করতে হবে।

 

যেমন- একজন ব্যবস্থাপক দেখল যে ক্ষুদ্র বিক্রয়ের পরিমাণ মোট পরিমাণের সাথে যুক্ত করা হয়নি। এর অর্থ হলো উপাত্ত সংযুক্তি এবং প্রক্রিয়াজাতকরণ পদ্ধতিটি সংশোধন করা প্রয়োজন।

 

তারপর এই পরিবর্তনের মাধ্যমে নিশ্চিত করা হবে যে সকল ধরণের লেনদেন তথ্যগুলো বিক্রয় ইনফরমেশন সেস্টেমে অন্তর্ভূক্ত হয়েছে।

 

Information System Activities

Input : স্ক্যানিং এর মাধ্যমে উপাত্ত সংগ্রহ
Processing : কর্মীর বেতন, ট্যাক্স, অন্যান্য বেতন স্কেল নির্ণয়
Output : রিপোর্ট তৈরি এবং বিক্রয় মান প্রদর্শন
Storage : ক্রেতা, কর্মী ও পণ্যের রেকর্ড করা
Control : বিক্রয় উপাত্ত সঠিকভাবে সংযুক্ত হয়েছি কিনা তা অডিও সিগন্যালের মাধ্যমে জানানো
Fig: Business examples of the basic activities of information systems

 

3.6 Information System Resources:

৫টি প্রধান উপাদান নিয়ে ইনফরমেশন সিস্টেম গঠিত –

a) People

b) Hardware

c) Software

d) Data and

e) Networks

 

a) People Resources:

ইনফরমেশন সিস্টেম সফলভাবে পরিচালনার জন্য মানুষ হলো অন্যতম প্রয়োজন উপাদান। সকল ইনফরমেশন সিস্টেমের কার্যাবলী সম্পাদনের জন্য মানুষ আবশ্যক। এই মানব সম্পদের দুইটি অংশ- End users and IS specialist

 

_ End users:

ব্যবহারকারী হলো সেই মানুষ যারা ইনফরমেশন সেস্টেম বা ইনফরমেশন ব্যবহার করে। তারা হিসাবরক্ষক, বিক্রেতা, প্রকৌশলী, কেরাণী, ক্রেতা অথবা ব্যবস্থাপক হতে পারে। ইনফরমেশেন সেস্টেমের অধিকাংশ ব্যবহারকারী হলো End users.

 

_ IS specialist:

যারা ইনফরমেশন সিস্টেম পরিচালনা করে তাদের এই পর্যায়ের অন্তর্ভূক্ত করা যায়। তাদের মধ্যে উল্লেখযোগ্য হলো পদ্ধতি বিশ্লেষক প্রোগ্রামার, কম্পিউটার পরিচালক, এবং অন্যান্য ব্যবস্থাপকীয় টেকনিক্যাল এবং ক্লারিক্যাল ইনফরমেশন সিস্টেম কর্মী।

 

পদ্ধতি বিশ্লেষক ব্যবহারকারী তথ্যের চাহিদা অনুযায়ী ইনফরমেশন সিস্টেম ডিজাইন করে

 

পদ্ধতি বিশ্লেষণের উপর ভিত্তি করে প্রোগ্রামাররা কম্পিউটার প্রোগ্রাম তৈরি করে এবং

 

কম্পিউটার পরিচালকরা কম্পিউটার পরিচালনা করে।

 

b) Hardware resources:

হার্ডওয়্যার হলো সেই সকল ফিজিক্যাল যন্ত্র এবং উপাদান যা তথ্য প্রক্রিয়াজাতকরণে ব্যবহার করা হয়। সুনির্দিষ্টভাবে এই সকল উপাদান কম্পিউটার বা ক্যালকুলেটরের মত যন্ত্রইনা বরং সকল ধরণের উপাত্ত মিডিয়া যেগুলো অনুভবনীয় উপাদান সেগুলোতে কাগজ থেকে ম্যাগনেটিক ডিস্কে উপাত্তগুলো রেকর্ড করা হয়। কম্পিউটার ভিত্তিক ইনফরমেশন সিস্টেমের হার্ডওয়্যারের উদাহরণ হলো –

 

_ কম্পিউটার সিস্টেম:

কম্পিউটার সিস্টেম সি.পি.ইউ এবং বিভিন্ন ধরণের আন্ত:সম্পর্কীয় যন্ত্রাংশ নিয়ে গঠিত। ল্যাপটপ, ডেস্কটপ, মাইক্রো কম্পিউটার সিস্টেম, বৃহৎ মেইনফ্রেম কম্পিউটার সিস্টেমের উদাহরণ।

 

_ কম্পিউটার পেরিফেরিয়ালস:

কী-বোর্ড ও মাউস উপাত্ত এবং নির্দেশনা প্রদানের জন্য মনিটর এবং প্রিন্টার

 

Leave a comment

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

%d bloggers like this: